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Die Einführung eines digitalen QMS ist ein komplexer Vorgang. Es empfiehlt sich, je nach Bedarf in Stufen vorzugehen und damit die Komplexität zu reduzieren. Je nach Kundenwunsch können die Stufen bis zur vollen digitalen Integration aller genutzten Systeme mit dem QMS mehrere Jahre in Anspruch nehmen und führen auch in den Prozessabläufen zu erheblichen Änderungen. Die dafür notwendige Infrastruktur muss in den meisten Fällen erweitert werden.

Unser Vorgehen beschreibt die verschiedenen Stufen insbesondere für Pflegeinrichtungen und andere Unternehmen, die mit der Digitalisierung des QMS am Anfang stehen. Weiter fortgeschrittene Unternehmen müssen nicht mit dem ersten Schritt beginnen, sondern können beliebig einsteigen:

Stufe Beschreibung Funktionen Bemerkungen
1 Umwandlung des papiergeführten QMS zu digital verfügbaren Dokumenten. - Digitale Dokumentation des QMS mit leichter Anpassungsfunktion und schneller Aktualisierungsmöglichkeit
- Verfügbar für alle Mitarbeitern/innen über die Hinterlegung der digitalen Dokumente des QMS auf einem Kundenserver oder in einer Cloud-Lösung
- Leichte Handhabung mit der Verfügbarkeit einer klaren neuen Kurz-Beschreibung der Inhalte der Dokumente nach Kapiteln und Abschnitten
- Klare elektronische Dokumentenstruktur mit einer Suchfunktion nach Dokumenten und nach Begriffen innerhalb der Dokumente
Erstellen Kurz-Beschreibungen, Inhaltsangabe, Ordnerstruktur, Suchfunktion, Dokumentenbezeichnung, Speicherbereich einrichten/klären
2 Erneuerung des digital erfassten QMS zu einem Handwerkszeug. - Anpassung aller hinterlegten Dokumente an die CI des Unternehmens
- Erweiterung des QMS an die kundenspezifischen Anforderungen mit zusätzlichen Dokumenten (Arbeitsanweisungen, Formblätter)
- Einrichten der Möglichkeiten zur Einbindung externer Quellen zu unterschiedlichen Themen (z.B. Beschwerde, Expertenstandards etc.)
- Hinterlegung von Vorlagen auch zum digitalen Ausfüllen und Speichern
3 Erweiterung des QMS mit zusätzlichen Möglichkeiten. - Meldungen bei Nichterreichen QM-Standard und bei Erreichen QM-Standard
- Plausibilitätskontrollen durchführen
- Verknüpfungen untereinander z.B. zu Verwaltungssoftware, e-learning, Dokumentenmanagement etc.
- Möglichkeit, Informationen automatisiert an andere Systeme weiter zu geben
- Erweiterung als Management-Informations-System mit Status- und Abfragemeldungen etc. zur Kontrolle/Dokumentation und Einhaltungsbestätigung QM-Richtlinien
- Einbindung weiterer Software-Produkte (z.B. medifox)
4 Volle Integration des digitalen QMS in die Systemlandschaft des Unternehmens. - Meldungen bei Nichterreichen QM-Standard und bei Erreichen QM-Standard
- Meldungen bei Nichterreichen QM-Standard und bei Erreichen QM-Standard
- Plausibilitätskontrollen durchführen, Leitplankensysteme, Kennzahlen, Meldungen
- Erweiterung als Management-Informations-System mit Status- und Abfragemeldungen etc. zur Kontrolle/Dokumentation und Einhaltungsbestätigung QM-Richtlinien
- Einbindung weiterer Software-Produkte (z.B. medifox)
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